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院校财务网上报销系统运行问题与优化措施

来源:原创五星独胆倍投方案网 添加时间:2019-09-17

  摘??? 要: 近年来, 国家逐年加大对高等教育的经费投入, 伴随经费投入的不断增加和多元化, 导致财务报销的工作量与日俱增, 报销难问题日益凸显。随着网络信息化的快速发展, 部分高校陆续开始尝试财务网上报销系统, 在业务处理时点、资金安全、报销准确率、交易结果获取等方面获得较大优势, 为解决报账难问题带来了新的突破。然而, 该系统在实际运行过程中, 仍存在一些问题需要改进。文章将对高校财务网上报销系统的优势进行阐述, 对存在问题进行梳理, 并提出有效解决措施, 对如何进一步优化和完善该系统提出具体建议, 从而有效提高财务报销工作效率, 提升财务管理水平。

  关键词: 信息化; 高校财务; 网上报销; 流程优化;

  当前,随着高校招生规模陆续扩大,经费收支总量大幅增加,资金来源渠道的多样化和使用管理的精细化,导致日常报销工作量与核算难度大幅增加,给高校财务人员带来了巨大压力,使得财务报销难成为各高校客观存在且急需解决的问题。财务网上报销系统的推行给这一难题的解决带来了突破口,该系统在财务管理信息化建设中扮演了重要角色,它将财经制度有效嵌入到报销流程之中,将报销经办人、审批人、财务人员紧密联系在一起,打破了以往当面审签、柜台报销的空间与时间限制,提供24小时财务自助服务,有效提高了高校财务工作效率。

  一、相关文献综述

  Sun e t a l[1]提出建立财务管理信息系统和财务决策支持子系统,可以更新观念,强化财务管理人员的专业技术能力;Sun et al.[2]指出基于一定目标和理念,设计出与之相适应的具有一定功能的网上报销系统,可以提高效率,简化流程,提升服务;高云涛[3]认为网上报销可减少现金流,从而降低现金风险,准确及时传递财务信息;谭佳[4]从降低内控风险层面对网上报销进行了研究;邱均成等[5]借助抽象、概括、比较和归纳等分析方法,从信息技术与传统会计相互融合角度阐述了网上报销相关问题;陈娟丽等[6]认为网上报销要加强宣传,加大相关软件的开发力度和实际应用;胡燕[7]从财务流程再造角度对网上报销相关问题进行了分析和阐述;胡薇[8]分析了网上报销的具体优势及实施过程中存在的若干问题;陈建凯等[9]解析了一体化报账体系,对网上审签报销的优势进行了阐述;牛星等[10]从工作效率、信息资源、控制机制和管理水平四个方面对网上报销的优势进行深入分析。总之,高校财务信息化的发展,为财务网上报销提供了技术支持和发展平台。学术界和实务界也深入地探讨了财务网上报销的相关利弊。在此基础上,本文将进一步对高校财务网上报销系统相关问题进行梳理和探究,优化财务报销手段,提高财务工作效率。

  二、高校财务网上报销系统的流程和优势

  高校财务网上报销系统是以互联网技术优势为依托,以会计电算化发展为基础而创建的一种新型的财务报销模式。这种全新的、无等待的报销模式,汇集了当前各类先进的财务管理功能,是传统会计管理业务的一大飞跃,也是财务管理与“互联网+”的完美融合。它将“网上填报、单据传递、零现金、零等候、互动查询”等功能有机结合在一起,其流程如图1所示。
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院校财务网上报销系统运行问题与优化措施
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  由图1可知,该系统借助互联网技术,通过对不同经费进行事前授权,在经济业务发生后,报销人可根据个人时间安排,登录网上报销系统,选择授权项目对应指标,整理、上传相关票据,据实填写报销信息,审批完成后即可打印经费报销单,连同佐证附件一起递交财务,审核无误后进行支付,最后通过网络或短信方式告知报销人支付情况,亦可通过网上报销系统进行结果查询。该系统主要具有以下四方面的优势:

  图1 高校财务网上报销系统流程图
图1 高校财务网上报销系统流程图

  (一)加强预算管理,有效实现指标控制,达到财务资源共享

  报销人在报销业务开展过程中,需事先得到经费负责人指标授权后方可操作,选择支出项目对应指标进行业务处理,如超出授权指标额度系统将自动预警禁止其操作,这种规范性设置可确保报销人在预算授权额度内使用指标,同时财务人员也能及时了解各部门项目预算执行情况,掌握项目完成进度,经费开支能够得到有效控制。

  该系统与财务系统有效对接后,可实现财务数据资源共享,网报系统、预算系统、银校互通的有效连接可对每一笔业务进行轻松快速的展示,各级负责人可对预算执行和经费支出情况及时掌握,报销人也可随时对报销业务流程和进展情况进行实时查询,财务人员可借助该系统对各项经费起到事前预算、事中审核和事后监督的作用,做到经费绩效管理有的放矢,确保财务数据的科学性,提高财务管理水平。

  (二)规范报销流程,方便各级审批,减少分歧

  通过技术手段,在网报系统内对差旅费、劳务费等报销事项进行程序设定,形成固定模板,报销人填写基本信息即可查询与之相关联的辅助信息(比如差旅费标准、适合税率等),加上报销人对项目进展情况和可用额度的了解,有效减少了填制报销单时各种错误的发生。网报系统,打破了时间和地域限制,在履行审核流程时,相关节点审核人可登录PC端或手机APP,即可实时审批,方便快捷。另外经费报销人和财务人员对于经费余额的掌握是一致的,避免因信息不对称产生矛盾和分歧。

  (三)有效解决了“排长队”问题,提高了支付环节的工作效率

  该系统突破了传统报销方式对于时间和地域的要求,报销人利用互联网技术,可完全按照自己的时间安排填写报销信息,上传影像附件完成审批流程,避免长时间等待。到支付环节之后,出纳可从软件系统中批量导出额度导入表,将表中支付项目号、经济分类、收款人信息、转账方式、用途等内容与纸质单据核对无误后,批量导入财政专网申领额度至自助柜面进行支付,从而节省大量时间和精力,有效提高了支付工作效率。

  (四)有效提高内控力度,降低了财务风险

  为有效杜绝越级审批和人为干预改变审批流程问题的发生,该系统在审批流程中事先内嵌了内控和相关报销制度,在审批环节中只能按照规定流程进行审批,从而有效提高了内控力度,内控风险得到了控制,降低了财务风险。

  三、高校财务网上报销系统及运行中存在的问题

  (一)报销人存在认识偏差,流程掌握不熟练,返工率较高

  该系统属信息化时代下的新生事物,部分报销人意识固化,对于新生事物的尝试缺乏积极主动性,不利于此项工作的推动;在推行网上报销初期,虽然财务部门已针对不同群体进行了专题培训,但在实际操作过程中,往往存在对报销流程不够熟悉或系统操作不够熟练等客观因素,导致报销信息录入时产生困难,也有部分报销人对项目选择、资金支出范围掌握不够清晰,导致填写出现问题,产生退单。

  (二)信息沟通不畅,易产生误解

  报销人在报销单据填写或退单原因等方面遇到疑问,或财务人员在网上审核过程中需与报销人进行问题核实时,最直接的方式就是通过电话联系。但从实际来看,电话沟通中存在一定问题,比如预留在报销单上面的联系方式不准确,或报销人忙于教学或其他不方便接听电话等因素,都会直接影响双方沟通。另外如报销人对存在问题想咨询财务人员时,也存在财务人员忙于业务工作,未能及时接听咨询电话,因时间不对称因素容易造成误解,不利于财务工作的开展。

  (三)存在一定的网络安全隐患

  该系统要求与外网对接,这就给垃圾邮件、病毒软件和黑客攻击提供了机会,将极大地威胁到财务系统和数据的安全性;其次有权限进入该系统的人员相对较多,报销信息录入的工作地点较自由,密码设置较为简单等问题,相比只有财务人员能够进入系统更具有网络安全风险。

  (四)原始单据传递过程中存在缺失风险

  原始单据作为财务报销的数据支撑和依据,其中包含了大量的经济信息,如在原始单据投递或保管过程中存在隐患,则会对财务工作造成不良影响;如投递点设置不科学,会导致原始单据被盗等情况的发生;另外在报销人递交报销单据后,经财务审核后需要对其报销内容增加情况说明时,报销人需将报销单取回完善后再递交财务,来回传递过程中容易产生丢单或不明确现象。

  (五)系统设计科学性、实用性有待加强

  目前,部分高校采取了财务网上报销,但在前期系统设计时,存在经费审批权限不明确、表单设计不合理等问题,比如:对于科研经费、专项经费,未能明确做到按照金额和使用方向进行审批授权,导致审批混乱;另外对于科研业务和职能部门的日常业务处理系统分类不够细化、报销中所涉及的表单设计未按照统一格式设定,不利于报销工作的开展。

  四、高校财务网上报销系统及流程优化建议

  (一)加强宣传,定期培训

  加强宣传,提高学校各级领导和业务经办人对财务网上报销的了解;同时做好系统使用的培训工作,可将日常报销工作流程、注意事项、相关政策法规推送至该系统,将使用操作说明印刷成册下发,确保可随查随用;后续的重点工作是要做好跟踪指导,可将财务处工作人员分成若干小组,每个小组固定负责几个部门,对口进行跟踪和业务指导;适时召开碰头会,汇总报销人在实际报销中遇到的问题,征集好的意见,对存在问题及可行性建议梳理后与软件公司协商,有效解决。

  (二)优化系统设置,使报销流程更加顺畅

  在确保财务数据安全、稳定的前提下,进一步优化系统设置,使专业术语逐步通俗化,对报销主页进行合并、简化,达到直观、易懂;对经费审批权限按照预定标准结合经费来源、类别进行调整,达到审批明确,流程顺畅;对各项业务表单的设计形成固定格式,填写部分关键数据后即可根据公式自动计算,方便快捷;将发票自动识别系统与现有系统对接,达到自动识别发票真伪、从中提取报销所需数据的目的;借助高拍仪或扫描小程序扫描附件上传,避免逐张拍照、逐一上传之苦,也可有效解决上传附件图像质量不清晰而导致退单等问题的发生。另外可开通审批提示功能,确保各环节审批人及时对未处理业务进行审核。

  (三)加强财务人员业务学习,提升自身素质

  国家每年都会出台财经新政,这就要求财务人员要积极适应新变化,对于新制度、新规定不断学习、精准把握,关键点在于对政策的解读要做到一致,避免同一问题、几种解答的现象发生;同时要针对网上报销存在的职业道德风险进行专业培训,对国家出台监控制度和办法认真学习、贯彻落实,不断提升自身素质,共同营造良好的工作氛围,为师生提供优质服务。

  (四)加强财务信息网络防范,确保系统安全和稳定

  加大资金投入,不断完善基础设施建设,确保硬件系统服务器性能过硬,定期升级、完善,有效防范病毒攻击和数据被盗,保障正常运行;对用户的使用权限进行严格把控和有效验证,确保数据安全;结合网上数据具体情况建立针对性防范机制,预防财务风险发生。

  (五)逐渐过渡报销模式,最终达到全覆盖

  高校财务部门始终要为学校的发展服务,报销模式的变革归根结底是“服务”的提升。因此,应从人性化的角度出发,选择适合本单位的财务报销模式,不断改进服务方法,有效提升服务质量。因此财务部门选择报销手段时也应从人性化的角度出发来考虑,在过渡期适当保留传统模式,采取“两条腿”走路的方式,待时机成熟后,最终实现网上报销全覆盖。

  (六)设置助理岗位,“一对一”对口做好报销工作

  各职能部门根据自身需求,从本部门遴选出1—2名责任心强、业务熟练的工作人员,确定为财务秘书或科研助理,专门负责报销,财务秘书负责学院或职能部门的经费报销,科研助理负责科研经费的报销,财务部门只针对这两种人办理业务。财务部门负责对其从财经法规、业务流程、注意事项等具体内容进行专门培训,对更新的财务知识随时进行补充,充分发挥助理桥梁和纽带的作用,不断提升财务报销效率。

  该系统的推行,适应了信息化时代潮流,既有益于高校师生,也有益于财务人员。高校财务管理水平的提高既体现在服务质量的提升、工作效率的提高方面,更体现在资金安全保障和资金使用情况的监督方面。网上报销系统的推行是一项系统工程,不能一蹴而就。要不断升级相关硬件配套设施,做好基础保障,确保财务数据的安全性;在实际业务过程中要多了解报销人的实际诉求,学会换位思考,善于归纳和总结;同时借助大数据、人工智能等先进技术,进一步丰富和完善系统的相关功能,将服务与技术有效融合,从而提高财务报销效率,不断提升财务管理水平。

  参考文献

  [1] SUN ZHENG, SUN GUANGBIAO, HOU XIULI.Research on the construction of financial information system after universities'merger[J].Information Computing and Applications, 2011:353-359.
  [2] SUN GUANG BIAO, ZHENG JUN, GAO LU YANG, et al.Solution of online reimbursement system on campus network[C].Proceedings of the International Conference on Information Engineering and Applications (IEA) 2012, 2013:82.
  [3]高云涛.高校网上自助报销系统的优势及应改进的问题[J].知识经济, 2016 (19) :51-52.
  [4]谭佳.高校网上报销利弊及对应策略探讨[J].现代商贸工业, 2017 (17) :135-136.
  [5]邱均成, 何涛.基于“互联网+”的高校网上预约无等候报销体系探讨[J].财会通讯, 2017 (19) :113-116.
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  [8]胡薇.分析高校财务网上预约报销系统存在的问题及解决方法[J].纳税, 2018 (1) :105.
  [9]陈建凯, 王鑫, 翟俊海.“互联网+”的高校财务审签报销体系研究[J].会计之友, 2019 (5) :95-98.
  [10]牛星, 陈桂荣.“互联网+”环境下高校财务报销模式变革探析——以K高校为例[J].会计之友, 2018 (10) :105-109.

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